Tại Optimal Edge, chúng tôi đồng hành cùng khách hàng theo mô hình Build – Operate – Transfer, hỗ trợ thiết kế giải pháp thực tiễn, đưa vào vận hành, nâng cao năng lực nội bộ và chuyển giao có cấu trúc để khách hàng có thể tiếp tục vận hành hiệu quả sau khi quá trình đồng hành kết thúc.

Chúng tôi đang tìm kiếm một Nhân viên/Chuyên viên Quản lý Sự thay đổi (Change Manager) thuộc khối Dịch vụ PMO để hỗ trợ lập kế hoạch, điều phối và triển khai các hoạt động change management cho các chương trình/dự án chuyển đổi trong lĩnh vực ngân hàng.

Mục đích của vị trí là hỗ trợ Giám đốc Dịch vụ PMO bảo đảm các thay đổi phát sinh từ chương trình/dự án được chuẩn bị, truyền thông, đào tạo, theo dõi và hỗ trợ áp dụng một cách có kiểm soát. Ứng viên sẽ hỗ trợ change impact assessment, stakeholder analysis, readiness assessment, communication plan, training plan, adoption tracker, resistance log, feedback log, action log và các hoạt động hỗ trợ sau triển khai.

Ứng viên cần có khả năng làm việc với các dự án theo Waterfall, Agile hoặc Hybrid; hiểu mối liên hệ giữa kế hoạch dự án, milestone, cutover, go-live, đào tạo người dùng, truyền thông nội bộ, readiness và adoption sau triển khai.

Trong vai trò hỗ trợ tư vấn, vị trí này góp phần nâng cao khả năng tiếp nhận thay đổi, giảm rủi ro kháng cự và hỗ trợ khách hàng duy trì cách làm việc mới; không thay thế thẩm quyền phê duyệt, quyết định nghiệp vụ, quyết định nhân sự, ngân sách, nguồn lực hoặc kết quả kinh doanh của khách hàng.

1. Đánh giá tác động thay đổi và phân tích các bên liên quan

• Hỗ trợ thực hiện change impact assessment cho các thay đổi về quy trình, hệ thống, tổ chức, vai trò, dữ liệu, chính sách, công cụ hoặc cách làm việc phát sinh từ chương trình/dự án được phân công.

• Xác định nhóm người dùng, đơn vị chịu tác động, mức độ tác động, thay đổi về vai trò/trách nhiệm, thay đổi trong quy trình vận hành và các rủi ro liên quan đến mức độ sẵn sàng tiếp nhận thay đổi.

• Xây dựng và cập nhật stakeholder map, phân nhóm các bên liên quan theo mức độ ảnh hưởng, mức độ ủng hộ, nhu cầu thông tin và hình thức hỗ trợ cần thiết.

• Ghi nhận các điểm chưa rõ, xung đột kỳ vọng, rủi ro kháng cự hoặc các vấn đề cần làm rõ để báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Dịch vụ PMO và phối hợp với PMO/Quản lý dự án xử lý theo luồng phù hợp.

2. Lập kế hoạch và điều phối hoạt động quản lý sự thay đổi

• Hỗ trợ xây dựng kế hoạch quản lý sự thay đổi tích hợp với kế hoạch dự án, bao gồm các hoạt động truyền thông, đào tạo, readiness check, adoption support, feedback collection và hỗ trợ sau go-live.

• Phối hợp với PMO/PfMO và Quản lý dự án để bảo đảm các hoạt động change management được gắn với milestone, dependency, RAID, action log và nhịp báo cáo dự án.

• Theo dõi tiến độ thực hiện các hoạt động quản lý sự thay đổi, cập nhật trạng thái, chủ sở hữu, thời hạn, vấn đề mở và hành động tiếp theo trong các bảng theo dõi liên quan.

• Hỗ trợ chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp rà soát dự án, cuộc họp readiness, cuộc họp go-live, hypercare hoặc các phiên làm việc liên quan đến adoption và thay đổi hành vi người dùng.

3. Truyền thông thay đổi và quản lý thông điệp

• Hỗ trợ xây dựng communication plan cho từng nhóm bên liên quan, bao gồm thông điệp chính, đối tượng nhận thông tin, kênh truyền thông, thời điểm truyền thông, người phát hành và hành động mong đợi sau truyền thông.

• Soạn thảo hoặc hỗ trợ rà soát nội dung truyền thông thay đổi, thông báo triển khai, tài liệu hỏi đáp, hướng dẫn ngắn, nội dung workshop, email truyền thông và các tài liệu hỗ trợ người dùng.

• Bảo đảm thông điệp thay đổi rõ ràng, nhất quán, phù hợp với bối cảnh ngân hàng, tránh gây hiểu nhầm về phạm vi, trách nhiệm, thời hạn, quyền phê duyệt hoặc kỳ vọng triển khai.

• Theo dõi phản hồi sau truyền thông, ghi nhận câu hỏi, lo ngại, điểm chưa rõ và đề xuất hoạt động truyền thông bổ sung khi cần thiết.

4. Đào tạo, hướng dẫn và hỗ trợ adoption

• Thiết lập và duy trì các bảng theo dõi readiness, adoption, resistance log, feedback log và các chỉ số hỗ trợ đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi trong phạm vi được phân công.

• Theo dõi các rào cản trong quá trình áp dụng thay đổi, bao gồm thiếu thông tin, chưa rõ vai trò, chưa sẵn sàng quy trình, chưa hoàn tất đào tạo, hạn chế về năng lực, vấn đề phối hợp hoặc kháng cự từ người dùng.

• Tổng hợp dữ liệu định tính và định lượng về mức độ áp dụng thay đổi, phản hồi người dùng, vấn đề phát sinh sau triển khai và các hành động cần tiếp tục theo dõi.

• Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo về change readiness, adoption status, vấn đề tồn đọng, rủi ro thay đổi và đề xuất hành động cho Giám đốc Dịch vụ PMO và các bên liên quan.

5. Theo dõi readiness, resistance và hiệu quả áp dụng thay đổi

• Thiết lập và duy trì resistance log, feedback log, issue log liên quan đến thay đổi; phân loại nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng và phương án xử lý.

• Nhận diện sớm các rủi ro về mức độ chấp nhận, năng lực sử dụng, sự phối hợp liên đơn vị, năng lực vận hành sau triển khai và khoảng trống truyền thông/đào tạo.

• Đề xuất các biện pháp xử lý thực tế, bao gồm truyền thông bổ sung, đào tạo bổ sung, coaching, điều chỉnh tài liệu, làm rõ vai trò hoặc đưa vấn đề vào luồng xử lý phù hợp.

• Phối hợp với Quản lý dự án và các bên liên quan để bảo đảm các rủi ro/vấn đề thay đổi được ghi nhận, theo dõi và báo cáo trong cơ chế quản trị dự án.

6. Quản lý tài liệu và cải tiến phương pháp quản lý sự thay đổi

• Duy trì hồ sơ, tài liệu, phiên bản báo cáo, bảng theo dõi, tài liệu truyền thông, tài liệu đào tạo và dữ liệu làm việc liên quan đến quản lý sự thay đổi một cách có hệ thống, dễ truy xuất và có kiểm soát.

• Hỗ trợ chuẩn hóa biểu mẫu quản lý sự thay đổi, bao gồm change impact assessment, stakeholder map, communication plan, training plan, readiness checklist, adoption tracker và lessons learned.

• Ghi nhận bài học kinh nghiệm, điểm nghẽn, vấn đề lặp lại và cơ hội cải tiến trong quá trình triển khai change management để nâng cao chất lượng dịch vụ PMO.

• Tuân thủ tiêu chuẩn định dạng, kiểm soát phiên bản, bảo mật thông tin, quy định nội bộ của khách hàng, nghĩa vụ hợp đồng và chuẩn mực hành nghề tư vấn. Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến quản lý sự thay đổi, truyền thông triển khai, đào tạo, adoption và hoạt động PMO theo phân công của Giám đốc Dịch vụ PMO.

1. Kinh nghiệm và bằng cấp

• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong quản lý sự thay đổi, truyền thông thay đổi, đào tạo triển khai, PMO, quản lý dự án, cải tiến quy trình, chuyển đổi tổ chức, chuyển đổi số, triển khai hệ thống hoặc vai trò hỗ trợ chuyển đổi tương đương.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính hoặc tư vấn cho khách hàng ngân hàng; hiểu cơ bản về môi trường vận hành ngân hàng, cơ chế phê duyệt nội bộ, yêu cầu tuân thủ, vai trò của đơn vị nghiệp vụ, công nghệ, vận hành, rủi ro, tuân thủ, nhân sự, đào tạo và truyền thông nội bộ.

• Có kinh nghiệm tham gia các dự án chuyển đổi quy trình, triển khai hệ thống, thay đổi mô hình vận hành, thay đổi cách làm việc, đào tạo người dùng hoặc hỗ trợ go-live/hypercare là lợi thế.

• Có kinh nghiệm chuẩn bị tài liệu truyền thông, tài liệu đào tạo, tài liệu hướng dẫn, báo cáo readiness/adoption, biên bản workshop hoặc nội dung điều phối với nhiều bên liên quan.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Nhân sự, Truyền thông, Ngân hàng, Tài chính, Công nghệ Thông tin, Quản lý dự án, Quản lý thay đổi hoặc lĩnh vực liên quan.

• Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ hoặc đào tạo về change management, Prosci/ADKAR, Agile, Scrum, PMP, CAPM, PRINCE2 Foundation, đào tạo nội bộ, truyền thông nội bộ, cải tiến quy trình hoặc các chứng chỉ tương đương.

2. Năng lực chuyên môn cốt lõi

• Năng lực quản lý sự thay đổi: có khả năng hỗ trợ đánh giá tác động thay đổi, phân tích các bên liên quan, lập kế hoạch truyền thông, lập kế hoạch đào tạo, theo dõi readiness và hỗ trợ adoption.

• Hiểu biết nền tảng về quản lý dự án và PMO: hiểu các khái niệm về scope, milestone, dependency, RAID, RAG, action log, decision log, change request, Waterfall, Agile và Hybrid để phối hợp hiệu quả với đội dự án.

• Năng lực truyền thông và chuyển hóa thông tin: biết chuyển nội dung phức tạp về quy trình, hệ thống hoặc quản trị dự án thành thông điệp rõ ràng, dễ hiểu và phù hợp với từng nhóm người dùng.

• Năng lực đào tạo và hỗ trợ người dùng: có khả năng xây dựng tài liệu hướng dẫn, tổ chức workshop/training, ghi nhận câu hỏi, theo dõi phản hồi và hỗ trợ người dùng áp dụng cách làm việc mới.

• Năng lực phân tích vấn đề và xử lý kháng cự: có khả năng nhận diện rủi ro thay đổi, nguyên nhân chưa sẵn sàng, điểm nghẽn trong adoption và đề xuất phương án xử lý thực tế.

• Năng lực điều phối với nhiều bên liên quan: có khả năng làm việc với PMO/PfMO, Quản lý dự án, Chủ nhiệm dự án, đơn vị nghiệp vụ, công nghệ, vận hành, nhân sự, truyền thông, đào tạo, nhà cung cấp và cấp quản lý.

• Tư duy có tổ chức và chú trọng chi tiết: làm việc cẩn thận, có kỷ luật, biết quản lý hồ sơ, kiểm soát phiên bản, theo dõi thời hạn và theo sát công việc đến khi hoàn tất.

• Tư duy tư vấn và cải tiến liên tục: biết cấu trúc vấn đề, làm rõ kỳ vọng, tổng hợp phản hồi, ghi nhận bài học kinh nghiệm và đề xuất cải tiến phù hợp với bối cảnh ngân hàng.

3. Công cụ và phong cách làm việc

• Sử dụng thành thạo Microsoft PowerPoint để xây dựng tài liệu truyền thông, tài liệu đào tạo và báo cáo quản trị; Excel để theo dõi readiness, adoption, feedback, action log và dữ liệu đào tạo; Word để soạn thảo tài liệu hướng dẫn, biên bản hoặc quy trình.

• Quen thuộc với hệ thống lưu trữ và cộng tác nội bộ như SharePoint, Teams, OneDrive hoặc các nền tảng tương đương; có kinh nghiệm sử dụng hoặc làm việc với các công cụ quản lý dự án như Jira, Confluence, MS Project, Smartsheet, Trello hoặc công cụ tương tự là lợi thế.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng Microsoft Forms, Power BI, Miro, Canva hoặc các công cụ khảo sát, trực quan hóa, cộng tác và truyền thông nội bộ để hỗ trợ hoạt động change management.

• Có tính tổ chức cao, chủ động, đáng tin cậy, giao tiếp rõ ràng, có khả năng làm việc dưới áp lực thời hạn và giữ bình tĩnh khi xử lý các tình huống chưa rõ ràng.

• Có khả năng lắng nghe, đặt câu hỏi, làm rõ nhu cầu, tạo sự đồng thuận và hỗ trợ các bên liên quan thích nghi với thay đổi một cách chuyên nghiệp.

• Tuân thủ yêu cầu bảo mật thông tin khách hàng và giữ chuẩn mực chuyên nghiệp trong môi trường tư vấn ngân hàng.

4. Ngôn ngữ

• Có năng lực sử dụng tiếng Việt chuyên nghiệp trong môi trường làm việc, bao gồm giao tiếp với các bên liên quan, điều phối workshop/training, ghi nhận biên bản, soạn thảo tài liệu truyền thông, tài liệu hướng dẫn, báo cáo readiness/adoption và chuẩn bị thông tin phục vụ cấp quản lý. Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp và đọc hiểu tiếng Anh tốt để làm việc với tài liệu, phương pháp luận, công cụ hoặc đội ngũ tư vấn quốc tế khi cần.