Tại Optimal Edge, chúng tôi đồng hành cùng khách hàng theo mô hình Build – Operate – Transfer, hỗ trợ thiết kế giải pháp thực tiễn, đưa vào vận hành, nâng cao năng lực nội bộ và chuyển giao có cấu trúc để khách hàng có thể tiếp tục vận hành hiệu quả sau khi quá trình đồng hành kết thúc.

Chúng tôi đang tìm kiếm một Chuyên viên Điều phối PMO thuộc khối Dịch vụ PMO để hỗ trợ triển khai các chương trình và dự án chuyển đổi cho khách hàng ngân hàng. Vị trí này đóng vai trò điều phối và hỗ trợ quản trị dự án, có thể được phân bổ cho các chương trình TMO/PMO hoặc các dự án ngân hàng khác theo nhu cầu của công ty.

Mục đích của vị trí là hỗ trợ Quản lý Dự án và đội PMO duy trì kỷ luật quản trị dự án, theo dõi kế hoạch, cập nhật trạng thái, ghi nhận biên bản, theo dõi action log, hỗ trợ cập nhật RAID, quản lý tài liệu và chuẩn bị thông tin phục vụ báo cáo dự án.

Tùy tính chất dự án, ứng viên cần hiểu cách hỗ trợ dự án vận hành theo Waterfall, Agile hoặc Hybrid; đồng thời biết duy trì lịch họp, biên bản, action log, RAID log và repository theo khung quản trị chung.

Vị trí này tập trung vào điều phối, theo dõi, tổng hợp thông tin, quản lý hồ sơ và hỗ trợ báo cáo; không chịu trách nhiệm phê duyệt quyết định nghiệp vụ, ngân sách, nguồn lực, giải pháp chuyên môn hoặc toàn bộ nội dung giao phẩm của dự án.

1. Hỗ trợ quản trị và điều phối dự án

• Hỗ trợ Quản lý Dự án trong việc cập nhật kế hoạch dự án, mốc tiến độ, sản phẩm bàn giao, đầu mối phụ trách, phụ thuộc, hành động cần theo dõi và các thông tin liên quan đến trạng thái triển khai.

• Thu thập cập nhật từ các nhóm nghiệp vụ, công nghệ, vận hành, nhà cung cấp và các bên liên quan theo nhịp báo cáo đã thống nhất; kiểm tra tính đầy đủ của thông tin trước khi tổng hợp cho Quản lý Dự án.

• Theo dõi các thời hạn quan trọng, nhắc việc các đầu mối phụ trách và hỗ trợ phát hiện sớm các nội dung chậm tiến độ, thiếu thông tin hoặc cần làm rõ.

• Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo trạng thái, bảng theo dõi tiến độ, báo cáo RAG, tài liệu họp dự án và các thông tin quản trị khác theo hướng dẫn của Quản lý Dự án hoặc cấp quản lý được phân công.

2. Hỗ trợ nhịp vận hành và điều phối thông tin

• Điều phối lịch họp, chuẩn bị agenda, tổng hợp tài liệu đầu vào, ghi nhận biên bản cuộc họp và theo dõi các hành động sau họp với chủ sở hữu và thời hạn rõ ràng.

• Hỗ trợ duy trì các nhịp vận hành như họp đội dự án, họp rà soát tiến độ, họp rà soát RAID, họp với nhà cung cấp, daily/weekly stand-up hoặc các phiên làm việc khác theo yêu cầu của dự án.

• Làm đầu mối hỗ trợ thông tin trong phạm vi được phân công, bảo đảm các bên liên quan nhận được thông tin đúng phiên bản, đúng thời điểm và đúng mục đích sử dụng.

• Theo dõi các quyết định, nội dung mở, yêu cầu bổ sung thông tin và các vấn đề cần xin ý kiến để chuyển tiếp cho Quản lý Dự án xử lý.

3. Hỗ trợ quản lý RAID, thay đổi và xử lý vượt cấp

• Cập nhật RAID log, issue log, risk log, action log, decision log và change request log theo biểu mẫu hoặc công cụ được áp dụng trong dự án.

• Ghi nhận đầy đủ bối cảnh, trạng thái, chủ sở hữu, thời hạn và bước xử lý tiếp theo đối với rủi ro, vấn đề, phụ thuộc hoặc yêu cầu thay đổi được nêu trong các cuộc họp và trao đổi làm việc.

• Kịp thời báo cáo cho Quản lý Dự án hoặc cấp quản lý trực tiếp khi phát hiện vấn đề chậm xử lý, thiếu chủ sở hữu, thiếu quyết định, có xung đột thông tin hoặc có khả năng ảnh hưởng đến tiến độ/chất lượng giao phẩm.

• Theo dõi các hành động giảm thiểu rủi ro, hành động khắc phục và quyết định đã thống nhất cho đến khi được cập nhật trạng thái đóng hoặc chuyển sang cấp xử lý phù hợp.

4. Hỗ trợ quản lý tài liệu, chất lượng thông tin và báo cáo

• Sắp xếp, lưu trữ và cập nhật hồ sơ dự án trên repository theo cấu trúc, quy ước đặt tên, phân quyền và nguyên tắc kiểm soát phiên bản đã thống nhất.

• Hỗ trợ rà soát định dạng, tính nhất quán, tính đầy đủ và chất lượng trình bày của tài liệu Word, PowerPoint, Excel trước khi chia sẻ hoặc trình cấp quản lý.

• Tổng hợp phản hồi từ các bên liên quan, cập nhật danh sách ý kiến, theo dõi tình trạng xử lý phản hồi và hỗ trợ điều phối vòng rà soát/phê duyệt tài liệu.

• Bảo đảm thông tin dự án được quản lý cẩn trọng, đúng phạm vi chia sẻ và tuân thủ yêu cầu bảo mật thông tin, quy định nội bộ của khách hàng và chuẩn mực hành nghề tư vấn.

5. Hỗ trợ vận hành PMO và cải tiến cách làm việc

• Hỗ trợ cập nhật biểu mẫu, checklist, dashboard, báo cáo định kỳ và các công cụ theo dõi phục vụ hoạt động PMO.

• Hỗ trợ tổ chức các buổi hướng dẫn, truyền thông, thu thập dữ liệu hoặc làm rõ quy trình quản lý dự án cho các nhóm liên quan khi được phân công.

• Ghi nhận các khó khăn lặp lại trong việc thu thập dữ liệu, cập nhật tiến độ, lưu trữ tài liệu hoặc phối hợp giữa các bên để báo cáo cho Quản lý Dự án hoặc cấp quản lý phụ trách.

• Thực hiện các nhiệm vụ điều phối, hỗ trợ nghiệp vụ và hỗ trợ hành chính khác theo phân công của Quản lý Dự án, Chuyên gia Quản lý Dự án cấp cao hoặc Giám đốc Dịch vụ PMO.

1. Kinh nghiệm và bằng cấp

• Có 1-2 năm kinh nghiệm ở vai trò PMO Coordinator, Project Coordinator, Delivery Coordinator, trợ lý dự án, điều phối triển khai hoặc vị trí hỗ trợ quản lý dự án trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính hoặc tư vấn cho khách hàng ngân hàng.

• Ưu tiên ứng viên từng tham gia các dự án chuyển đổi trong ngân hàng, dự án công nghệ, dự án vận hành, dự án tuân thủ/quy định, dự án có nhà cung cấp hoặc chương trình có nhiều đơn vị phối hợp.

• Có hiểu biết cơ bản về vòng đời dự án, cơ chế theo dõi tiến độ, quản lý hành động, quản lý vấn đề/rủi ro, quản lý tài liệu, nhịp họp và nhịp báo cáo trong môi trường dự án.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Ngân hàng, Tài chính, Quản trị Kinh doanh, Công nghệ Thông tin, Hệ thống Thông tin, Quản lý dự án hoặc lĩnh vực liên quan.

• Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ CAPM, PRINCE2 Foundation, Scrum Master, Agile fundamentals hoặc chứng chỉ cơ bản về quản lý dự án/chuyển đổi.

2. Năng lực chuyên môn cốt lõi

• Nền tảng quản lý dự án: hiểu các khái niệm cơ bản về phạm vi, tiến độ, mốc, sản phẩm bàn giao, phụ thuộc, hành động, rủi ro, vấn đề, thay đổi và trạng thái dự án.

• Năng lực điều phối và theo dõi: có khả năng nhắc việc, theo dõi thời hạn, cập nhật trạng thái, tổng hợp thông tin và bảo đảm các đầu mối liên quan nắm rõ bước tiếp theo.

• Năng lực quản lý tài liệu và dữ liệu: cẩn thận, có tư duy hệ thống, biết tổ chức repository, kiểm soát phiên bản, chuẩn hóa định dạng và duy trì chất lượng dữ liệu dự án.

• Năng lực hỗ trợ báo cáo: biết tổng hợp thông tin thành bảng theo dõi, báo cáo trạng thái, action log, RAID log và nội dung cập nhật rõ ràng, dễ hiểu cho Quản lý Dự án.

• Năng lực giao tiếp chuyên nghiệp: có khả năng trao đổi với nhiều nhóm liên quan, ghi nhận thông tin chính xác, chủ động làm rõ điểm chưa rõ và chuyển tiếp vấn đề đúng người, đúng thời điểm.

• Tư duy cảnh báo sớm: nhận diện được dấu hiệu chậm trễ, thiếu thông tin, thiếu quyết định, thiếu chủ sở hữu hoặc rủi ro vận hành để báo cáo kịp thời cho cấp quản lý.

3. Công cụ và phong cách làm việc

• Sử dụng tốt Microsoft Excel để lập bảng theo dõi, cập nhật tiến độ, tổng hợp dữ liệu và kiểm tra thông tin; PowerPoint để hỗ trợ chuẩn bị báo cáo; Word để ghi biên bản, soạn thảo tài liệu và chuẩn hóa nội dung.

• Có kinh nghiệm sử dụng SharePoint, OneDrive, Google Workspace hoặc công cụ cộng tác tài liệu tương đương. Quen thuộc với Jira, Confluence, Microsoft Project, Smartsheet, Trello hoặc Power BI là lợi thế.

• Làm việc cẩn thận, có tổ chức, đúng hạn, chủ động theo dõi công việc đến cùng và duy trì chất lượng thông tin trong môi trường có nhiều bên liên quan.

• Có thái độ học hỏi, linh hoạt, chịu được áp lực tiến độ, biết ưu tiên công việc và tuân thủ yêu cầu bảo mật thông tin khách hàng.

4. Ngôn ngữ

• Có năng lực sử dụng tiếng Việt chuyên nghiệp trong môi trường làm việc, bao gồm trao đổi với các bên liên quan, ghi biên bản cuộc họp, tổng hợp thông tin, chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ báo cáo dự án. Ưu tiên ứng viên có khả năng đọc hiểu và giao tiếp tiếng Anh ở mức tốt để làm việc với tài liệu, công cụ hoặc đội ngũ tư vấn quốc tế khi cần.