Tại Optimal Edge, chúng tôi đồng hành cùng khách hàng theo mô hình Build – Operate – Transfer, hỗ trợ thiết kế giải pháp thực tiễn, đưa vào vận hành, nâng cao năng lực nội bộ và chuyển giao có cấu trúc để khách hàng có thể tiếp tục vận hành hiệu quả sau khi quá trình đồng hành kết thúc.

Chúng tôi đang tìm kiếm một Nhân viên/Chuyên viên Quản lý danh mục thuộc khối Dịch vụ PMO để hỗ trợ vận hành chức năng portfolio management cho các chương trình chuyển đổi trong lĩnh vực ngân hàng. Vị trí này có thể được phân bổ cho các chương trình TMO/PMO hoặc các dự án ngân hàng khác theo nhu cầu của công ty.

Mục đích của vị trí là hỗ trợ Giám đốc Dịch vụ PMO duy trì dữ liệu danh mục dự án đầy đủ, nhất quán, chính xác và đúng hạn, phục vụ công tác theo dõi, báo cáo, điều phối và hỗ trợ ra quyết định ở cấp danh mục. Ứng viên sẽ hỗ trợ cập nhật portfolio register, tổng hợp và kiểm tra dữ liệu, chuẩn bị báo cáo danh mục, duy trì dashboard, theo dõi RAG/RAID, action log, risk log, issue log, dependency log và ghi nhận các nội dung cần làm rõ hoặc xử lý vượt cấp.

Ứng viên cần có khả năng đọc hiểu thông tin dự án theo Waterfall, Agile hoặc Hybrid; có hiểu biết thực tiễn về môi trường ngân hàng, cơ chế quản lý danh mục, yêu cầu báo cáo điều hành và đặc thù triển khai các chương trình chuyển đổi đa đơn vị.

Trong vai trò tư vấn, vị trí này hỗ trợ nâng cao tính minh bạch thông tin, kỷ luật báo cáo và chất lượng dữ liệu quản lý danh mục; không thay thế thẩm quyền của khách hàng trong việc phê duyệt, ưu tiên, phân bổ ngân sách, phân bổ nguồn lực hoặc đưa ra các quyết định vận hành.

1. Cập nhật và duy trì dữ liệu danh mục

• Cập nhật và duy trì portfolio register trong phạm vi được phân công, bao gồm thông tin về tên dự án, mục tiêu, Chủ nhiệm dự án, Quản lý dự án, phạm vi, mốc chính, trạng thái RAG, tiến độ, nguồn lực, nhà cung cấp, thời hạn bắt buộc, rủi ro, vấn đề, phụ thuộc và hành động cần theo dõi.

• Thu thập thông tin dự án từ PMO/PfMO, Quản lý dự án và các đơn vị liên quan theo lịch báo cáo đã thống nhất.

• Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, nhất quán và kịp thời của dữ liệu danh mục; ghi nhận các thông tin còn thiếu, cập nhật chậm, chưa rõ hoặc chưa phản ánh đúng tình trạng thực tế.

• Duy trì dữ liệu làm việc, lịch sử phiên bản và bằng chứng cập nhật để phục vụ báo cáo, rà soát và tra cứu khi cần.

2. Hỗ trợ báo cáo danh mục và dashboard

• Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo danh mục, dashboard, tài liệu rà soát danh mục và các bảng theo dõi phục vụ nhịp báo cáo quản trị.

• Tổng hợp dữ liệu về RAG, tiến độ, mốc chính, RAID, phụ thuộc, nguồn lực, hành động mở và các vấn đề cần theo dõi ở cấp danh mục.

• Chuyển hóa dữ liệu dự án thành thông tin rõ ràng, có cấu trúc và dễ sử dụng cho Giám đốc Dịch vụ PMO và các bên liên quan.

• Bảo đảm các báo cáo, bảng theo dõi và dashboard được cập nhật đúng lịch, đúng định dạng và nêu rõ dữ liệu còn thiếu hoặc nội dung cần tiếp tục làm rõ.

3. Theo dõi RAG, RAID, phụ thuộc và hành động

• Theo dõi trạng thái RAG, RAID, milestone, dependency, action log, risk log và issue log của các dự án trong danh mục theo phạm vi được phân công.

• Ghi nhận các rủi ro, vấn đề, phụ thuộc hoặc hành động quá hạn để báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Dịch vụ PMO.

• Hỗ trợ tổng hợp các nội dung cần xử lý, cần theo dõi tiếp hoặc cần đưa vào luồng xử lý vượt cấp ở cấp danh mục.

• Theo dõi tình trạng hoàn thành của các hành động cấp danh mục, hành động giảm thiểu rủi ro và cam kết cập nhật dữ liệu cho đến khi được đóng.

4. Điều phối cập nhật thông tin và hỗ trợ các bên liên quan

• Phối hợp thường xuyên với PMO/PfMO, Quản lý dự án, Chủ nhiệm dự án, đơn vị nghiệp vụ, đơn vị công nghệ, vận hành, nhà cung cấp và các bên liên quan để bảo đảm thông tin danh mục được cập nhật đầy đủ và đúng hạn.

• Hỗ trợ nhắc việc, theo dõi thời hạn, tổng hợp phản hồi và làm rõ thông tin với các đầu mối liên quan theo nhịp báo cáo đã thống nhất.

• Hỗ trợ chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp nội bộ PMO/PfMO, cuộc họp rà soát danh mục, cuộc họp báo cáo quản trị và các phiên rà soát dữ liệu khi cần.

• Ghi nhận biên bản, quyết định, hành động tiếp theo, chủ sở hữu và thời hạn hoàn thành liên quan đến hoạt động quản lý danh mục.

5. Quản lý tài liệu và cải tiến chất lượng dữ liệu

• Duy trì hồ sơ, tài liệu, phiên bản báo cáo, dashboard, bảng theo dõi và dữ liệu làm việc thuộc phạm vi quản lý danh mục một cách có hệ thống, dễ truy xuất và có kiểm soát.

• Hỗ trợ cải tiến biểu mẫu, cách thức cập nhật dữ liệu, tiêu chuẩn báo cáo, dashboard và quy trình theo dõi action log, risk log, issue log, dependency log.

• Tuân thủ tiêu chuẩn định dạng, kiểm soát phiên bản, bảo mật thông tin, quy định nội bộ của khách hàng, nghĩa vụ hợp đồng và chuẩn mực hành nghề tư vấn.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến quản lý danh mục, báo cáo quản trị và hoạt động PMO theo phân công của Giám đốc Dịch vụ PMO.

1. Kinh nghiệm và bằng cấp

• Tối thiểu 2 đến 3 năm kinh nghiệm trong quản lý danh mục dự án, PMO/PfMO, quản lý dự án, báo cáo dự án, phân tích dữ liệu, vận hành chuyển đổi hoặc vai trò hỗ trợ quản trị tương đương.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính hoặc tư vấn cho khách hàng ngân hàng; hiểu cơ bản về môi trường dự án trong ngân hàng, cơ chế phê duyệt nội bộ, vai trò Chủ nhiệm dự án, Quản lý dự án, yêu cầu báo cáo cấp quản lý và sự phối hợp giữa nghiệp vụ, công nghệ, vận hành, tuân thủ và nhà cung cấp.

• Có kinh nghiệm làm việc với dữ liệu dự án, báo cáo tiến độ, portfolio register, dashboard, action log, risk log, issue log hoặc dependency log là lợi thế.

• Có kinh nghiệm phối hợp với nhiều bên liên quan, theo dõi thời hạn cập nhật dữ liệu và hỗ trợ chuẩn bị báo cáo quản trị trong môi trường dự án có nhiều đầu mối.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Ngân hàng, Tài chính, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Công nghệ Thông tin, Quản lý dự án, Phân tích dữ liệu hoặc lĩnh vực liên quan.

• Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ hoặc đào tạo cơ bản về PMP, CAPM, PRINCE2 Foundation, Agile, Scrum, phân tích dữ liệu, Power BI hoặc các chứng chỉ tương đương.

2. Năng lực chuyên môn cốt lõi

• Năng lực quản lý dữ liệu danh mục: có khả năng cập nhật, kiểm tra và duy trì dữ liệu danh mục chính xác, đầy đủ, nhất quán và đúng hạn.

• Năng lực báo cáo và tổng hợp: biết tổng hợp dữ liệu dự án thành báo cáo rõ ràng, có cấu trúc, dễ theo dõi và phù hợp với yêu cầu quản trị.

• Hiểu biết nền tảng về quản lý dự án và quản lý danh mục: hiểu các khái niệm cơ bản về RAG, RAID, milestone, dependency, action log, risk log, issue log, decision log và nhịp báo cáo dự án.

• Năng lực kiểm soát chất lượng dữ liệu: có khả năng phát hiện dữ liệu thiếu, thông tin chưa rõ, cập nhật chậm, không nhất quán hoặc không khớp với tình trạng thực tế của dự án.

• Năng lực điều phối: có khả năng làm việc với nhiều bên liên quan, theo dõi thời hạn, nhắc việc, tổng hợp phản hồi và theo sát công việc đến khi hoàn tất.

• Tư duy có tổ chức và chú trọng chi tiết: làm việc cẩn thận, có kỷ luật, biết sắp xếp hồ sơ, quản lý phiên bản và bảo đảm thông tin dễ truy xuất.

• Tư duy hỗ trợ tư vấn: biết cấu trúc thông tin, làm rõ vấn đề, nêu điểm cần xử lý và hỗ trợ Giám đốc Dịch vụ PMO và các cấp quản trị liên quan chuẩn bị dữ liệu phục vụ quyết định.

3. Công cụ và phong cách làm việc

• Sử dụng thành thạo Microsoft Excel để theo dõi, kiểm tra và tổng hợp dữ liệu; PowerPoint để hỗ trợ chuẩn bị báo cáo quản trị và dashboard; Word để soạn thảo tài liệu, biên bản hoặc hướng dẫn vận hành.

• Quen thuộc với hệ thống lưu trữ và cộng tác nội bộ như SharePoint, Teams, OneDrive hoặc các nền tảng tương đương; có kinh nghiệm sử dụng hoặc làm việc với các công cụ quản lý dự án như Jira, Confluence, MS Project, Smartsheet, Trello hoặc công cụ tương tự là lợi thế.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng Power BI hoặc các công cụ trực quan hóa dữ liệu ở mức cơ bản để hỗ trợ báo cáo và dashboard.

• Có tính tổ chức cao, kỷ luật, chủ động, đáng tin cậy, chú trọng chất lượng dữ liệu và có khả năng làm việc dưới áp lực thời hạn.

• Có khả năng xử lý các tình huống chưa rõ ràng, chủ động làm rõ thông tin, giao tiếp chuyên nghiệp và theo dõi công việc đến khi hoàn tất.

• Tuân thủ yêu cầu bảo mật thông tin khách hàng và giữ chuẩn mực chuyên nghiệp trong môi trường tư vấn ngân hàng.

4. Ngôn ngữ

• Có năng lực sử dụng tiếng Việt chuyên nghiệp trong môi trường làm việc, bao gồm giao tiếp với các bên liên quan, ghi nhận biên bản, tổng hợp báo cáo, rà soát tài liệu và chuẩn bị thông tin phục vụ cấp quản lý. Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp và đọc hiểu tiếng Anh tốt để làm việc với tài liệu, phương pháp luận, công cụ hoặc đội ngũ tư vấn quốc tế khi cần.