Tại Optimal Edge, chúng tôi đồng hành cùng khách hàng theo mô hình Build – Operate – Transfer, hỗ trợ thiết kế giải pháp thực tiễn, đưa vào vận hành, nâng cao năng lực nội bộ và chuyển giao có cấu trúc để khách hàng có thể tiếp tục vận hành hiệu quả sau khi quá trình đồng hành kết thúc.

Chúng tôi đang tìm kiếm một Chuyên gia Cao cấp Quản lý Sự thay đổi (Senior Change Manager) thuộc khối Dịch vụ PMO để dẫn dắt các hoạt động change management và cải tiến liên tục cho các chương trình/dự án chuyển đổi trong lĩnh vực ngân hàng.

Mục đích của vị trí là giúp các chương trình/dự án đạt được mức độ sẵn sàng triển khai, tiếp nhận và áp dụng phù hợp với mục tiêu đã thống nhất. Ứng viên sẽ chịu trách nhiệm xây dựng cách tiếp cận change management, đánh giá tác động thay đổi, phân tích các bên liên quan, lập kế hoạch truyền thông, đào tạo, readiness, adoption, go-live và hypercare. Chuyên gia Cao cấp thuộc PMO có thể dẫn dắt đội ngũ phối hợp gồm các tư vấn viên của Optimal Edge và nhân sự phía khách hàng nhằm thực hiện mục tiêu này.

Ứng viên cần có khả năng làm việc trong các dự án theo Waterfall, Agile hoặc Hybrid; biết kết nối change management với quản trị dự án, RAID, RAG, milestone, dependency, cutover, readiness và adoption tracking.

Trong vai trò tư vấn, vị trí này không thay thế trách nhiệm sở hữu thay đổi của khách hàng/ngân hàng, nhưng cung cấp phương pháp, điều phối, hướng dẫn và hỗ trợ để các bên liên quan có thể tiếp nhận và duy trì cách làm việc mới một cách hiệu quả.

1. Thiết kế cách tiếp cận và kế hoạch quản lý sự thay đổi

• Xây dựng change management approach phù hợp với bối cảnh, mức độ phức tạp, phạm vi ảnh hưởng và phương pháp triển khai của từng chương trình/dự án.

• Thiết lập change management plan tích hợp với kế hoạch dự án, bao gồm communication plan, training plan, stakeholder engagement plan, readiness plan, adoption plan và các hoạt động hỗ trợ go-live/hypercare.

• Xác định các deliverables chính của change management, tiêu chuẩn chất lượng, mốc hoàn thành, chủ sở hữu, luồng rà soát/phê duyệt và cơ chế theo dõi tiến độ.

• Phối hợp với PMO/TMO và Quản lý dự án để bảo đảm hoạt động change management được phản ánh trong kế hoạch tổng thể, báo cáo tiến độ và các cuộc họp quản trị dự án.

2. Đánh giá tác động thay đổi và phân tích các bên liên quan

• Dẫn dắt change impact assessment đối với các thay đổi về quy trình, hệ thống, mô hình vận hành, vai trò/trách nhiệm, dữ liệu, báo cáo, công cụ hoặc cách thức làm việc.

• Phân tích mức độ ảnh hưởng theo từng nhóm người dùng, đơn vị nghiệp vụ, đơn vị công nghệ, tuyến vận hành và cấp quản lý; xác định nhóm bị ảnh hưởng trọng yếu và mức độ ưu tiên hỗ trợ.

• Xây dựng stakeholder map, phân tích mức độ ảnh hưởng, mức độ ủng hộ, mức độ sẵn sàng, rủi ro kháng cự và nhu cầu truyền thông/đào tạo theo từng nhóm bên liên quan.

• Làm rõ các điểm chưa thống nhất, kỳ vọng khác nhau, vùng rủi ro về adoption và các vấn đề cần quyết định hoặc xử lý vượt cấp trong phạm vi dự án.

3. Quản lý truyền thông thay đổi và gắn kết các bên liên quan

• Xây dựng thông điệp thay đổi rõ ràng, nhất quán và phù hợp với từng nhóm đối tượng, bao gồm mục tiêu thay đổi, lợi ích, tác động, yêu cầu hành động, thời điểm áp dụng và kênh hỗ trợ.

• Thiết kế và điều phối các hoạt động truyền thông thay đổi như briefing, workshop, FAQ, email communication, presentation deck, quick guide, talking points và các nội dung hỗ trợ quản lý cấp trung truyền thông đến đội ngũ.

• Phối hợp với các bên liên quan nội bộ của khách hàng/ngân hàng để bảo đảm thông điệp thay đổi phù hợp với văn hóa tổ chức, quy định truyền thông và kỳ vọng của cấp quản lý.

• Theo dõi mức độ tiếp cận, phản hồi, câu hỏi thường gặp, điểm nghẽn truyền thông và điều chỉnh thông điệp/kênh truyền thông khi cần.

4. Thiết kế đào tạo, hỗ trợ readiness và thúc đẩy adoption

• Xây dựng training needs analysis, training plan và tài liệu đào tạo/hướng dẫn sử dụng phù hợp với từng nhóm người dùng, vai trò và mức độ thay đổi.

• Tổ chức hoặc điều phối các hoạt động đào tạo, workshop, coaching, hướng dẫn thực hành, walkthrough quy trình/công cụ và hỗ trợ người dùng trước/sau go-live.

• Thiết lập readiness checklist, adoption checklist, go-live support plan và hypercare support approach nhằm giảm rủi ro vận hành khi thay đổi được áp dụng.

• Theo dõi mức độ sẵn sàng, mức độ tham gia đào tạo, kết quả phản hồi, mức độ áp dụng, vấn đề phát sinh sau triển khai và các hành động cải thiện adoption.

5. Quản lý rủi ro thay đổi, kháng cự và phản hồi người dùng

• Thiết lập và duy trì resistance log, feedback log, issue log liên quan đến thay đổi; phân loại nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng và phương án xử lý.

• Nhận diện sớm các rủi ro về mức độ chấp nhận, năng lực sử dụng, sự phối hợp liên đơn vị, năng lực vận hành sau triển khai và khoảng trống truyền thông/đào tạo.

• Đề xuất các biện pháp xử lý thực tế, bao gồm truyền thông bổ sung, đào tạo bổ sung, coaching, điều chỉnh tài liệu, làm rõ vai trò hoặc đưa vấn đề vào luồng xử lý phù hợp.

• Phối hợp với Quản lý dự án và các bên liên quan để bảo đảm các rủi ro/vấn đề thay đổi được ghi nhận, theo dõi và báo cáo trong cơ chế quản trị dự án.

6. Báo cáo, đo lường hiệu quả và cải tiến hoạt động quản lý sự thay đổi

• Xây dựng các chỉ số theo dõi change readiness, training completion, adoption, issue closure, user feedback và mức độ tuân thủ cách làm việc mới.

• Chuẩn bị báo cáo change management cho Giám đốc Dịch vụ PMO, PMO/PfMO, Quản lý dự án và các cuộc họp quản trị liên quan.

• Tổng hợp bài học kinh nghiệm, điểm nghẽn, thực hành tốt và khuyến nghị cải tiến cho các dự án/chương trình tiếp theo.

• Hướng dẫn, rà soát chất lượng và hỗ trợ các thành viên junior/mid-level trong các hoạt động change management khi được phân công.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc Dịch vụ PMO.

1. Kinh nghiệm và bằng cấp

• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong quản lý sự thay đổi, chuyển đổi tổ chức, truyền thông thay đổi, đào tạo triển khai, PMO, quản lý dự án, tư vấn quản lý hoặc các vai trò hỗ trợ chuyển đổi tương đương.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính hoặc tư vấn cho khách hàng ngân hàng/tài chính, đặc biệt trong các dự án chuyển đổi số, triển khai hệ thống, thay đổi quy trình, thay đổi mô hình vận hành hoặc cải thiện năng lực quản trị dự án.

• Có kinh nghiệm dẫn dắt hoặc điều phối change management cho các dự án có nhiều bên liên quan, phạm vi ảnh hưởng liên phòng ban và yêu cầu phối hợp giữa nghiệp vụ, công nghệ, vận hành, quản trị rủi ro, nhân sự/truyền thông nội bộ.

• Có kinh nghiệm xây dựng change impact assessment, stakeholder map, communication plan, training plan, readiness checklist, adoption dashboard, resistance log, feedback log và tài liệu hướng dẫn người dùng.

• Có hiểu biết thực tế về quản lý dự án và môi trường PMO, bao gồm Waterfall, Agile, Hybrid, RAID, RAG, milestone, dependency, action tracking, issue management và reporting cadence.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Nhân sự, Truyền thông, Ngân hàng, Tài chính, Công nghệ Thông tin, Quản lý Dự án hoặc các lĩnh vực liên quan.

• Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ hoặc đào tạo về change management, Prosci/ADKAR, Agile, Scrum, PMP, CAPM, PRINCE2, đào tạo/huấn luyện, truyền thông nội bộ hoặc cải tiến quy trình.

2. Năng lực chuyên môn cốt lõi

• Năng lực quản lý sự thay đổi chuyên sâu: có khả năng thiết kế approach, lập kế hoạch, triển khai và đo lường hiệu quả change management trong môi trường dự án phức tạp.

• Năng lực phân tích tác động và readiness: biết phân tích tác động theo quy trình, hệ thống, vai trò, dữ liệu, tổ chức, năng lực người dùng và mức độ sẵn sàng vận hành.

• Năng lực quản lý các bên liên quan: có khả năng xây dựng stakeholder map, xác định nhóm ảnh hưởng trọng yếu, tạo sự đồng thuận và xử lý khác biệt kỳ vọng giữa các bên.

• Năng lực truyền thông thay đổi: có khả năng xây dựng thông điệp rõ ràng, chuyển hóa nội dung phức tạp thành tài liệu dễ hiểu và điều chỉnh thông điệp theo từng nhóm đối tượng.

• Năng lực đào tạo và adoption: có khả năng thiết kế training plan, tài liệu hướng dẫn, workshop, coaching, readiness checklist, adoption tracking và hỗ trợ người dùng trong giai đoạn go-live/hypercare.

• Năng lực quản trị dự án và phối hợp với PMO/PfMO: hiểu cách kết nối change management với kế hoạch dự án, báo cáo tiến độ, RAID, RAG, action log, decision log và cơ chế xử lý vượt cấp.

• Năng lực xử lý kháng cự và giải quyết vấn đề: có khả năng nhận diện nguyên nhân kháng cự, phân tích feedback, đề xuất phương án xử lý thực tế và theo dõi đến khi hoàn tất.

• Tư duy tư vấn và cải tiến liên tục: biết cấu trúc vấn đề, đặt câu hỏi đúng, làm rõ giả định, tổng hợp insight, đề xuất cải tiến và chuyển giao cách làm cho đội ngũ khách hàng/ngân hàng.

• Kỷ luật chất lượng và tài liệu: duy trì tiêu chuẩn cao đối với tài liệu PowerPoint/Word/Excel, kiểm soát phiên bản, bảo mật thông tin và chất lượng dữ liệu.

3. Công cụ và phong cách làm việc

• Sử dụng thành thạo Microsoft PowerPoint để xây dựng tài liệu truyền thông, tài liệu đào tạo, executive deck và báo cáo quản trị; sử dụng tốt Word để soạn thảo hướng dẫn/quy trình và Excel để theo dõi dữ liệu, readiness, adoption, issue, feedback và action log.

• Quen thuộc với hệ thống lưu trữ và cộng tác nội bộ như SharePoint, Teams, OneDrive hoặc các nền tảng tương đương; có khả năng tổ chức repository, kiểm soát phiên bản và quản lý tài liệu làm việc có hệ thống.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng Microsoft Forms, Power BI, Miro, Canva hoặc các công cụ khảo sát, trực quan hóa dữ liệu, đào tạo và truyền thông nội bộ.

• Có tính tổ chức cao, chủ động, đáng tin cậy, giao tiếp rõ ràng, có khả năng làm việc dưới áp lực thời gian và xử lý tình huống chưa rõ ràng trong môi trường dự án phức tạp.

• Có khả năng làm việc với cấp quản lý, đơn vị nghiệp vụ, đơn vị công nghệ và người dùng cuối; biết lắng nghe, đặt câu hỏi, tạo sự đồng thuận và thúc đẩy các bên liên quan hoàn thành hành động đúng hạn.

• Có phong cách làm việc chuyên nghiệp, cẩn trọng, bảo mật, hướng tới kết quả và có khả năng hướng dẫn/định hướng thành viên ít kinh nghiệm hơn trong phạm vi chuyên môn quản lý sự thay đổi.

4. Ngôn ngữ

• Có năng lực sử dụng tiếng Việt chuyên nghiệp trong môi trường làm việc, bao gồm giao tiếp với cấp quản lý, điều phối workshop, trình bày nội dung thay đổi, soạn thảo tài liệu truyền thông/đào tạo và chuẩn bị báo cáo quản trị. Ưu tiên cao cho ứng viên có khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt để làm việc với tài liệu, mô hình, thuật ngữ chuyên môn và các bên liên quan quốc tế khi cần.