Tại Optimal Edge, chúng tôi đồng hành cùng khách hàng theo mô hình Build – Operate – Transfer, hỗ trợ thiết kế giải pháp thực tiễn, đưa vào vận hành, nâng cao năng lực nội bộ và chuyển giao có cấu trúc để khách hàng có thể tiếp tục vận hành hiệu quả sau khi quá trình đồng hành kết thúc.

Chúng tôi đang tìm kiếm một Chuyên gia Quản lý Dự án Cấp cao thuộc khối Dịch vụ PMO để tham gia triển khai các chương trình và dự án chuyển đổi cho khách hàng ngân hàng. Vị trí này đóng vai trò chuyên gia tư vấn về quản lý dự án, chịu trách nhiệm quản lý và điều phối việc triển khai dự án một cách có cấu trúc, bảo đảm các hoạt động dự án được vận hành theo đúng phạm vi, kế hoạch, tiêu chuẩn chất lượng, cơ chế quản trị và nhịp báo cáo đã thống nhất.

Ứng viên sẽ hỗ trợ thiết lập và duy trì kỷ luật quản lý dự án, kiểm soát vòng đời dự án, quản lý kế hoạch, tiến độ, phạm vi, nguồn lực, rủi ro, vấn đề, phụ thuộc, thay đổi, chuẩn bị thông tin ra quyết định và duy trì hồ sơ dự án đầy đủ. Tùy tính chất dự án, ứng viên cần biết áp dụng phương pháp triển khai phù hợp như Waterfall, Agile và Hybrid; đồng thời biết thiết lập và tổ chức các nhịp vận hành, nhịp báo cáo và nhịp rà soát theo khung quản trị chung.

Vị trí này làm việc trực tiếp với các bên liên quan cấp cao của Ngân hàng, Chủ nhiệm dự án, Giám đốc/Quản lý dự án, các bên liên quan khác. Chuyên gia Cao cấp thuộc PMO có thể dẫn dắt đội ngũ phối hợp gồm các tư vấn viên của Optimal Edge và nhân sự phía khách hàng nhằm thực hiện mục tiêu này. Ứng viên cần có hiểu biết thực tế về môi trường ngân hàng, cơ chế phê duyệt nội bộ, nhịp báo cáo quản trị và đặc thù triển khai các dự án chuyển đổi trong ngân hàng.

1. Quản trị và triển khai dự án

• Xây dựng, tích hợp và duy trì kế hoạch dự án, bao gồm phạm vi, mốc tiến độ, sản phẩm bàn giao, phụ thuộc, đầu mối phụ trách, hành động cần theo dõi và các giả định quan trọng.

• Theo dõi tiến độ thực hiện so với kế hoạch, chủ động cập nhật trạng thái, xác định nguyên nhân chậm trễ và đề xuất phương án xử lý phù hợp với phạm vi thẩm quyền.

• Duy trì kỷ luật triển khai dự án theo khung quản trị, quy trình, biểu mẫu và tiêu chuẩn báo cáo đã được thống nhất.

• Chuẩn bị hoặc điều phối chuẩn bị các báo cáo trạng thái, báo cáo RAG, tài liệu họp dự án, tài liệu họp rà soát và các thông tin phục vụ ra quyết định.

2. Điều phối các bên liên quan và nhịp vận hành

• Thiết lập, điều phối và duy trì các nhịp vận hành cần thiết của dự án như họp đội dự án, họp nhóm công việc, rà soát rủi ro/vấn đề, rà soát tiến độ, chu kỳ báo cáo và các phiên họp quản trị theo yêu cầu.

• Làm việc chặt chẽ với Chủ nhiệm dự án, Giám đốc/Quản lý dự án và các bên liên quan khác để bảo đảm thông tin được cập nhật đầy đủ và đúng hạn.

• Điều phối các buổi làm việc, phỏng vấn, hội thảo hoặc phiên rà soát để làm rõ phạm vi, yêu cầu, phụ thuộc, vấn đề mở và quyết định cần xin ý kiến cấp có thẩm quyền.

• Bảo đảm các kết luận họp, quyết định, hành động tiếp theo, chủ sở hữu và thời hạn hoàn thành được ghi nhận rõ ràng và theo dõi đến khi đóng.

3. Quản lý rủi ro, vấn đề, thay đổi và xử lý vượt cấp

• Duy trì danh mục rủi ro, giả định, vấn đề và phụ thuộc của dự án; chủ động phát hiện sớm các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến độ, phạm vi, nguồn lực, chất lượng hoặc khả năng hoàn thành sản phẩm bàn giao.

• Phân tích tác động của các vấn đề hoặc yêu cầu thay đổi đối với phạm vi, tiến độ, nguồn lực, chi phí, chất lượng và các phụ thuộc liên quan; hỗ trợ chuẩn bị phương án đề xuất để cấp có thẩm quyền xem xét.

• Xử lý các vấn đề trong phạm vi được phân công; đối với các vấn đề vượt thẩm quyền, chuẩn bị nội dung xử lý vượt cấp rõ ràng, bao gồm bối cảnh, tác động, phương án lựa chọn, khuyến nghị và quyết định cần xin ý kiến.

• Theo dõi việc thực hiện các hành động giảm thiểu rủi ro, hành động khắc phục và quyết định đã được phê duyệt cho đến khi hoàn tất.

4. Quản lý chất lượng, tài liệu và giao phẩm

• Rà soát chất lượng các sản phẩm bàn giao, báo cáo và tài liệu dự án trước khi trình các bên liên quan, bảo đảm thông tin chính xác, nhất quán, có cấu trúc và phù hợp với mục đích sử dụng.

• Quản lý hồ sơ dự án, lịch sử phiên bản, tài liệu hỗ trợ, biên bản họp, nhật ký quyết định và bằng chứng thực hiện theo nguyên tắc dễ truy xuất, rõ trách nhiệm và cập nhật kịp thời.

• Tổng hợp phản hồi từ các bên liên quan, điều phối vòng rà soát/phê duyệt và bảo đảm các ý kiến được xử lý hoặc phản hồi đầy đủ.

• Tuân thủ các yêu cầu về bảo mật thông tin, quy định nội bộ của khách hàng, nghĩa vụ hợp đồng và chuẩn mực hành nghề tư vấn.

5. Cải tiến phương pháp và hỗ trợ năng lực PMO

• Nhận diện các vấn đề mang tính hệ thống, điểm nghẽn lặp lại hoặc khoảng trống trong quy trình, biểu mẫu, dữ liệu và nhịp vận hành để đề xuất cải tiến cho cấp quản lý.

• Hướng dẫn, kèm cặp hoặc hỗ trợ các quản lý dự án/đội dự án trong việc sử dụng biểu mẫu, lập kế hoạch, báo cáo trạng thái, quản lý rủi ro/vấn đề/phụ thuộc và chuẩn bị tài liệu quản trị.

• Đóng góp vào việc chuẩn hóa phương pháp, công cụ, mẫu biểu và thực hành quản lý dự án có thể tái sử dụng cho các dự án ngân hàng khác.

1. Kinh nghiệm và bằng cấp

• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm ở vai trò Quản lý Dự án, PMO, quản trị dự án hoặc điều phối triển khai chương trình trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính hoặc tư vấn cho khách hàng ngân hàng.

• Có kinh nghiệm thực tế với các dự án chuyển đổi trong ngân hàng, bao gồm chuyển đổi số, chuyển đổi vận hành, triển khai hệ thống công nghệ, cải tiến quy trình, dự án tuân thủ/quy định hoặc các chương trình có nhiều đơn vị tham gia.

• Hiểu cách vận hành dự án trong môi trường ngân hàng, bao gồm vai trò Chủ nhiệm dự án, Quản lý dự án, đầu mối nghiệp vụ/công nghệ, nhà cung cấp, Ban chỉ đạo, cơ chế phê duyệt nội bộ, yêu cầu báo cáo và các mốc bắt buộc theo quy định hoặc cam kết kinh doanh.

• Có kinh nghiệm làm việc với nhiều bên liên quan cấp quản lý, điều phối các phụ thuộc liên phòng ban và chuẩn bị thông tin phục vụ ra quyết định cho cấp điều hành hoặc Ban chỉ đạo.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Ngân hàng, Tài chính, Quản trị Kinh doanh, Công nghệ Thông tin, Quản lý dự án hoặc lĩnh vực liên quan.

• Ưu  tiên ứng viên có chứng chỉ PMP, PRINCE2, PMI-ACP, Scrum Master hoặc chứng chỉ quản lý dự án/chuyển đổi tương đương.

2. Năng lực chuyên môn cốt lõi

• Năng lực quản lý dự án và quản trị triển khai: thành thạo lập kế hoạch tích hợp, kiểm soát phạm vi, quản lý tiến độ, quản lý mốc, phân công trách nhiệm, RACI, nhật ký quyết định, nhật ký hành động và kiểm soát thay đổi.

• Năng lực thiết lập nhịp vận hành: biết thiết kế và duy trì các nhịp họp, nhịp báo cáo, nhịp rà soát rủi ro/vấn đề/phụ thuộc và cơ chế theo dõi hành động theo khung quản trị chung.

• Năng lực quản lý rủi ro, vấn đề và phụ thuộc: biết nhận diện sớm, phân tích tác động, đề xuất phương án xử lý, chuẩn bị nội dung xử lý vượt cấp và theo dõi đến khi đóng.

• Năng lực điều phối và tạo đồng thuận: có khả năng làm việc với các nhóm nghiệp vụ, công nghệ, vận hành, tuân thủ, nhà cung cấp và lãnh đạo cấp cao trong môi trường nhiều ưu tiên và nhiều phụ thuộc.

• Năng lực báo cáo quản trị: biết chuyển hóa dữ liệu dự án thành thông tin rõ ràng, có trọng tâm, phục vụ điều hành, kiểm soát danh mục/dự án và ra quyết định.

• Tư duy tư vấn: có khả năng cấu trúc vấn đề mơ hồ, đưa ra lựa chọn xử lý, bảo vệ ranh giới trách nhiệm hợp lý và vẫn hỗ trợ khách hàng đạt được mục tiêu triển khai.

3. Công cụ và phong cách làm việc

• Sử dụng thành thạo Microsoft Excel để theo dõi, lập kế hoạch và phân tích dữ liệu; PowerPoint để xây dựng báo cáo cấp điều hành; Word để soạn thảo tài liệu chính sách, quy trình hoặc tài liệu quản trị dự án.

• Có kinh nghiệm sử dụng hệ thống lưu trữ và cộng tác tài liệu như SharePoint, OneDrive hoặc công cụ tương đương; quen thuộc với công cụ quản lý dự án như Microsoft Project, Jira, Confluence, Smartsheet, Trello hoặc công cụ tương tự. Ưu tiên có kinh nghiệm với Power BI.

• Làm việc có tổ chức, kỷ luật, chủ động, chú trọng chất lượng dữ liệu và có khả năng duy trì tiến độ trong môi trường áp lực cao.

• Giao tiếp rõ ràng, chuyên nghiệp, biết làm rõ thông tin khi cần, theo dõi công việc đến cùng và bảo mật thông tin khách hàng.

4. Ngôn ngữ

• Có năng lực sử dụng tiếng Việt chuyên nghiệp trong môi trường làm việc, bao gồm giao tiếp với cấp quản lý, điều phối họp/hội thảo, soạn thảo tài liệu, rà soát báo cáo và chuẩn bị tài liệu trình cấp điều hành hoặc Ban chỉ đạo. Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp và đọc hiểu tiếng Anh tốt để làm việc với tài liệu, phương pháp luận hoặc đội ngũ tư vấn quốc tế khi cần.