Tại Optimal Edge, chúng tôi đồng hành cùng khách hàng theo mô hình Build – Operate – Transfer, hỗ trợ thiết kế giải pháp thực tiễn, đưa vào vận hành, nâng cao năng lực nội bộ và chuyển giao có cấu trúc để khách hàng có thể tiếp tục vận hành hiệu quả sau khi quá trình đồng hành kết thúc.

Chúng tôi đang tìm kiếm một Chuyên gia Quản lý danh mục Cao cấp thuộc khối Dịch vụ PMO để tham gia thiết lập, vận hành và nâng cao chất lượng quản lý danh mục dự án cho các chương trình chuyển đổi trong lĩnh vực ngân hàng. Vị trí này đóng vai trò chuyên gia tư vấn về portfolio management, có thể được phân bổ cho các chương trình TMO/PMO hoặc các dự án ngân hàng khác theo nhu cầu của công ty.

Mục đích của vị trí là bảo đảm danh mục dự án trong phạm vi được phân công có dữ liệu đầy đủ, nhất quán, kịp thời và có thể sử dụng cho theo dõi, báo cáo, điều phối và hỗ trợ ra quyết định. Ứng viên sẽ hỗ trợ thiết lập và duy trì sổ danh mục dự án, chuẩn hóa dữ liệu, tổ chức nhịp báo cáo, duy trì dashboard, theo dõi RAG/RAID, phụ thuộc liên dự án, hành động cấp danh mục và các nội dung cần xử lý vượt cấp.

Ứng viên cần có khả năng đọc hiểu trạng thái dự án theo Waterfall, Agile hoặc Hybrid để tổng hợp chính xác tình trạng danh mục, phát hiện điểm nghẽn, rủi ro liên dự án và các vấn đề cần cấp quản lý xem xét. Chuyên gia Cao cấp thuộc PMO có thể dẫn dắt đội ngũ phối hợp gồm các tư vấn viên của Optimal Edge và nhân sự phía khách hàng nhằm thực hiện mục tiêu này.

Trong vai trò tư vấn, vị trí này hỗ trợ nâng cao khả năng hiển thị, kỷ luật báo cáo và chất lượng thông tin danh mục; không thay thế thẩm quyền phê duyệt, quyết định ưu tiên, phân bổ ngân sách, phân bổ nguồn lực hoặc quyết định nghiệp vụ của khách hàng, trừ khi có phân công và xác nhận bằng văn bản theo cơ chế đã thống nhất.

1. Thiết lập và duy trì quản lý danh mục

• Thiết lập, cập nhật và duy trì sổ danh mục dự án trong phạm vi được phân công, bao gồm thông tin về tên dự án, mục tiêu, Chủ nhiệm dự án, Quản lý dự án, phạm vi, mốc chính, trạng thái RAG, tiến độ, nguồn lực, nhà cung cấp, thời hạn bắt buộc, rủi ro, vấn đề, phụ thuộc và hành động cần theo dõi.

• Xây dựng và duy trì tiêu chuẩn dữ liệu danh mục, bảo đảm các thông tin được định nghĩa rõ ràng, có chủ sở hữu, có tần suất cập nhật và có nguyên tắc kiểm soát chất lượng.

• Rà soát tính đầy đủ, chính xác, nhất quán và kịp thời của dữ liệu danh mục; phát hiện dữ liệu thiếu, cập nhật chậm, không nhất quán hoặc chưa phản ánh đúng tình trạng thực tế của dự án.

• Duy trì khả năng truy xuất dữ liệu danh mục, lịch sử phiên bản, bằng chứng cập nhật và các nội dung liên quan để phục vụ báo cáo, rà soát và kiểm tra khi cần.

2. Tổ chức nhịp báo cáo và báo cáo quản trị danh mục

• Thiết lập và vận hành nhịp báo cáo danh mục theo khung quản trị chung, bao gồm thời hạn thu thập dữ liệu, rà soát chất lượng, tổng hợp báo cáo, phát hành báo cáo và chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp quản trị.

• Chuẩn bị báo cáo danh mục, dashboard và tài liệu quản trị nhằm cung cấp góc nhìn tổng thể về sức khỏe danh mục, tiến độ triển khai, các mốc quan trọng, điểm nghẽn, rủi ro nổi bật, vấn đề cần xử lý, phụ thuộc liên dự án và các quyết định cần xin ý kiến cấp có thẩm quyền.

• Chuyển hóa dữ liệu dự án thành thông tin quản trị rõ ràng, có cấu trúc và có trọng tâm, phù hợp với nhu cầu của Giám đốc Dịch vụ PMO, Ban chỉ đạo, cấp điều hành và các bên liên quan.

• Bảo đảm báo cáo được phát hành đúng lịch, đúng phạm vi, đúng chuẩn chất lượng và nêu rõ các giả định, dữ liệu còn thiếu hoặc nội dung cần tiếp tục làm rõ.

3. Theo dõi RAG, RAID, phụ thuộc và hành động cấp danh mục

• Theo dõi trạng thái RAG, RAID, mốc chính, phụ thuộc, rủi ro, vấn đề và hành động ở cấp danh mục; xác định các nội dung có thể ảnh hưởng đến nhiều dự án, chương trình hoặc mục tiêu chuyển đổi chung.

• Phân tích các phụ thuộc liên dự án, điểm nghẽn nguồn lực, xung đột ưu tiên, thời hạn bắt buộc theo quy định hoặc cam kết kinh doanh và các vấn đề có khả năng ảnh hưởng đến tiến độ danh mục.

• Chuẩn bị nội dung xử lý vượt cấp khi cần, bao gồm bối cảnh, tác động, phương án lựa chọn, khuyến nghị, chủ sở hữu hành động và quyết định cần xin ý kiến.

• Theo dõi việc thực hiện các hành động cấp danh mục, hành động giảm thiểu rủi ro, quyết định đã được phê duyệt và các cam kết cập nhật dữ liệu cho đến khi hoàn tất.

4. Điều phối các bên liên quan và kiểm soát chất lượng dữ liệu

• Làm việc chặt chẽ với PMO/PfMO, Quản lý dự án, Chủ nhiệm dự án, đơn vị nghiệp vụ, đơn vị công nghệ, vận hành, tài chính, pháp chế/tuân thủ, nhà cung cấp và các bên liên quan khác để bảo đảm thông tin danh mục được cập nhật đầy đủ và đúng hạn.

• Điều phối các phiên rà soát danh mục, rà soát báo cáo, rà soát dữ liệu, rà soát rủi ro/vấn đề/phụ thuộc và các cuộc họp cần thiết để làm rõ tình trạng danh mục.

• Đưa ra hướng dẫn về cách cập nhật dữ liệu, cách xác định RAG, cách ghi nhận RAID, cách mô tả vấn đề và cách chuẩn bị thông tin phục vụ báo cáo quản trị.

• Theo dõi việc tuân thủ nhịp cập nhật dữ liệu, tiêu chuẩn báo cáo và yêu cầu chất lượng thông tin của các dự án trong danh mục.

5. Cải tiến phương pháp, biểu mẫu và năng lực PfMO

• Đề xuất cải tiến biểu mẫu, dashboard, quy trình cập nhật dữ liệu, tiêu chuẩn báo cáo, luồng phê duyệt và phương thức làm việc của PfMO nhằm nâng cao tính chính xác, tính nhất quán và giá trị sử dụng của thông tin danh mục.

• Hỗ trợ chuẩn hóa phương pháp quản lý danh mục có thể tái sử dụng cho các chương trình và khách hàng ngân hàng khác trong khối Dịch vụ PMO.

• Hướng dẫn hoặc hỗ trợ nhân sự PfMO/PMO trong việc duy trì sổ danh mục, lập báo cáo, kiểm soát dữ liệu, theo dõi action log, risk log, issue log và dependency log.

• Chủ động nhận diện các vấn đề mang tính hệ thống trong quản lý danh mục và đề xuất phương án cải thiện cho Giám đốc Dịch vụ PMO hoặc cấp quản lý được phân công.

6. Quản lý tài liệu, bảo mật và chất lượng đầu ra

• Quản lý hồ sơ, tài liệu, dữ liệu làm việc, phiên bản báo cáo, dashboard và tài liệu hỗ trợ của PfMO một cách có hệ thống, bảo đảm thông tin được lưu trữ đầy đủ, dễ truy xuất và có kiểm soát.

• Rà soát chất lượng các tài liệu và báo cáo trong phạm vi phụ trách trước khi phát hành, bảo đảm thông tin chính xác, nhất quán, trình bày chuyên nghiệp và phù hợp với mục đích sử dụng.

• Tuân thủ yêu cầu bảo mật thông tin, quy định nội bộ của khách hàng, nghĩa vụ hợp đồng và chuẩn mực hành nghề tư vấn.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến quản lý danh mục, báo cáo quản trị và hoạt động PMO theo phân công của Giám đốc Dịch vụ PMO hoặc cấp quản lý được phân công.

1. Kinh nghiệm và bằng cấp

• Tối thiểu 3 đến 5 năm kinh nghiệm trong quản lý danh mục dự án, PMO/PfMO, quản lý dự án, báo cáo quản trị, phân tích dữ liệu dự án, vận hành chuyển đổi hoặc vai trò tư vấn/quản trị tương đương.

• Có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính hoặc tư vấn cho khách hàng ngân hàng; hiểu đặc thù quản trị dự án trong ngân hàng, bao gồm cơ chế phê duyệt nội bộ, vai trò Ban chỉ đạo, Chủ nhiệm dự án, Quản lý dự án, yêu cầu báo cáo cấp điều hành, dự án có thời hạn bắt buộc theo quy định và sự phối hợp giữa nghiệp vụ, công nghệ, vận hành, tuân thủ và nhà cung cấp.

• Có kinh nghiệm xây dựng, vận hành hoặc kiểm soát chất lượng báo cáo danh mục, dashboard, sổ danh mục dự án, báo cáo tiến độ, action log, risk log, issue log, dependency log hoặc các báo cáo quản trị tương đương.

• Có kinh nghiệm điều phối nhiều bên liên quan và/hoặc hướng dẫn nhóm nhỏ trong môi trường dự án phức tạp, nhiều ưu tiên, nhiều phụ thuộc và áp lực thời hạn cao.

• Có khả năng làm việc với dữ liệu dự án ở nhiều cấp độ, bao gồm dự án, chương trình, danh mục và báo cáo tổng hợp cho cấp quản lý.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Ngân hàng, Tài chính, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Công nghệ Thông tin, Quản lý dự án, Phân tích dữ liệu hoặc lĩnh vực liên quan.

• Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ hoặc đào tạo về PMP, PRINCE2, PfMP, PMI-ACP, Agile, Scrum, phân tích dữ liệu, Power BI hoặc các chứng chỉ quản lý dự án/quản lý danh mục tương đương.

2. Năng lực chuyên môn cốt lõi

• Năng lực quản lý danh mục: hiểu rõ nguyên tắc quản lý danh mục dự án, quản trị danh mục, phân loại dự án, theo dõi sức khỏe danh mục, quản lý ưu tiên, theo dõi phụ thuộc và báo cáo tổng hợp cấp điều hành.

• Năng lực quản trị dữ liệu danh mục: có khả năng thiết lập, duy trì và kiểm soát chất lượng dữ liệu danh mục; phát hiện dữ liệu thiếu, cập nhật chậm, không nhất quán hoặc không phản ánh đúng tình trạng thực tế.

• Năng lực báo cáo quản trị: có khả năng tổng hợp, phân tích và chuyển hóa dữ liệu dự án thành báo cáo rõ ràng, có trọng tâm và có giá trị cho cấp điều hành; biết thiết kế dashboard, RAG logic và thông điệp chính cho báo cáo danh mục.

• Năng lực hiểu trạng thái dự án: hiểu và vận dụng được các khái niệm về RAG, RAID, milestone, dependency, action log, issue log, risk log, decision log và luồng xử lý vượt cấp; có khả năng đọc hiểu tình trạng dự án triển khai theo Waterfall, Agile hoặc Hybrid.

• Tư duy hệ thống: có khả năng nhìn nhận vấn đề ở cấp danh mục, bao gồm tác động liên dự án, phụ thuộc, rủi ro tích tụ, xung đột nguồn lực, điểm nghẽn chung và các nội dung cần cấp quản lý quyết định.

• Năng lực điều phối cấp cao: có khả năng làm việc với nhiều bên liên quan, bao gồm PMO/PfMO, Quản lý dự án, Chủ nhiệm dự án, đơn vị nghiệp vụ, đơn vị công nghệ, vận hành, tuân thủ, nhà cung cấp và cấp quản lý.

• Tư duy tư vấn: có khả năng cấu trúc vấn đề, đưa ra lựa chọn xử lý, làm rõ tác động, bảo vệ ranh giới trách nhiệm hợp lý và hỗ trợ khách hàng nâng cao kỷ luật quản trị danh mục.

3. Công cụ và phong cách làm việc

• Sử dụng thành thạo Microsoft Excel để theo dõi, kiểm tra và phân tích dữ liệu danh mục; PowerPoint để chuẩn bị báo cáo quản trị và dashboard cấp điều hành; Word để soạn thảo tài liệu quản trị, quy trình hoặc hướng dẫn vận hành.

• Quen thuộc với hệ thống lưu trữ và cộng tác nội bộ như SharePoint, Teams, OneDrive hoặc các nền tảng tương đương; có kinh nghiệm sử dụng hoặc làm việc với các công cụ quản lý dự án như Jira, Confluence, MS Project, Smartsheet, Trello hoặc công cụ tương tự.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm với Power BI hoặc các công cụ trực quan hóa dữ liệu, đặc biệt trong việc thiết kế dashboard, chuẩn hóa nguồn dữ liệu và trình bày thông tin danh mục cho cấp quản lý.

• Có tính tổ chức cao, kỷ luật, hướng tới kết quả, chú trọng chất lượng dữ liệu và có khả năng duy trì nhịp cập nhật thông tin trong môi trường áp lực cao.

• Có khả năng giữ bình tĩnh khi làm việc với dữ liệu chưa đầy đủ, tình huống chưa rõ ràng hoặc nhiều bên liên quan có ưu tiên khác nhau; chủ động làm rõ thông tin và thúc đẩy các bên hoàn thành cập nhật đúng hạn.

• Giao tiếp rõ ràng, chuyên nghiệp, có khả năng trình bày vấn đề phức tạp theo cách dễ hiểu và bảo mật thông tin khách hàng.

4. Ngôn ngữ

• Có năng lực sử dụng tiếng Việt chuyên nghiệp trong môi trường làm việc, bao gồm giao tiếp với cấp quản lý, điều phối họp/hội thảo, soạn thảo báo cáo danh mục, rà soát tài liệu quản trị và chuẩn bị tài liệu trình cấp điều hành hoặc Ban chỉ đạo. Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp và đọc hiểu tiếng Anh tốt để làm việc với tài liệu, phương pháp luận, công cụ hoặc đội ngũ tư vấn quốc tế khi cần.